Comment avancer sur plusieurs projets en parallèle ?

Aujourd’hui, j’avais envie d’écrire un roman article sur comment organiser des projets en parallèle et donner mes conseils pour ce faire. Voici les 3 principaux projets sur lesquels je « travaille » actuellement en plus de mon travail à plein temps et de mon blog !

LES PROJETS

1. PLANIFIER NOTRE MARIAGE

En effet, le premier ET le plus important est l’organisation de mon mariage en septembre 2017. Histoire de nous ajouter une difficulté supplémentaire, nous avons décidé de nous marier en France, dans notre sud natal, tout en habitant à l’étranger, à plus de 6 000 kilomètres du lieu. N’hésitez pas à lire mon article sur Comment organiser un mariage à distance ? à ce propos. Heureusement que nous avons commencé à organiser progressivement, depuis nos fiançailles en octobre 2015.

2. DÉMÉNAGEMENT

Nous avons décidé de quitter notre chère île émeraude après le mariage et donc de dire au revoir à Dublin. En septembre cela fera 2 ans et demi, et nous avons décidé de découvrir de nouveaux horizons ainsi que se lancer de nouveaux défis !

Nous devons alors vendre nos différentes affaires et ramener ce que l’on souhaite garder en France d’ici le mois de septembre. Heureusement, nous sommes en location d’un appartement déjà meublé donc nous n’avons pas grand-chose, si ce n’est des vélos, écran d’ordinateur, vaisselle… Nous allons commencer progressivement à vendre tout ça sur Leboncoin local : donedeal. Nous rentrons en France fin juin avec 2 valises de 35 kg pour ramener les vêtements et objets pas trop encombrants. Pour le reste, nous ferons partir des cartons d’ici vers la France en passant par des sociétés comme Worldbox ou par la Poste de Dublin.

Ensuite, il suffit de prévenir à temps au travail et notre propriétaire, soit 1 mois avant notre date de départ.

3. VOYAGE LONGUE DURÉE

En guise de voyage de noces, de longues vacances au soleil bien méritées et de soif de découverte, nous avons décidé de partir 6 mois en Asie du Sud Est à partir du mois de décembre. Le trajet peut encore être soumis à des changements mais voici l’actuel itinéraire choisi : Bangkok / Phuket / Kuala Lumpur / Singapour / Java central / Bali, ça donne envie non ? L’idée est de rester plus ou moins un mois dans chacune de ces villes. Nous voulons continuer à travailler à mi temps à distance, tout en visitant.

COMMENT S’Y PRENDRE ?

Comme vous l’avez compris, avoir autant de projets aussi importants à mener en parallèle requiert une très bonne organisation afin que cela puisse se produire. Plus j’ai de projets, plus je rentabilise mon temps afin d’être au maximum efficace quand je me consacre à chacun d’entre eux.

Pour cela, nous essayons de toujours prévoir suffisamment de temps en amont pour planifier et économiser de l’argent. Deux éléments essentiels qui nous permettent d’être en mesure de réaliser nos envies.

Ensuite, il faut découper chaque gros projet en une multitude de tâches plus petites. En effet, cela aide à rendre plus réalisable l’ampleur de la tâche. Une fois toutes les actions listées, donnez vous des dates butoirs pour chacune d’entre elles et tenez y vous !

Par exemple, pour le mariage, nous avons diviser de la sorte : réserver tous les différents prestataires 1 an avant le mariage. Ce qui nous laissait alors 1 an, mais en réalité ce fut plus huit mois, car nous avons vraiment commencé les premiers préparatifs fin janvier, soit 4 mois après la demande. Tout était réservé en septembre, jusqu’au choix de ma robe.

BOÎTE À OUTILS

Au quotidien, j’utilise également différents outils m’aidant à gérer plusieurs projets en parallèle :

1) Trello / Wunderlist : ici, je gère tout en différentes listes et tableaux pour chaque projet. Vous pouvez créer des sous listes au sein de listes et intégrer des pièces jointes sous différents formats.

2) Pocket : cela me permet de sauvegarder différents articles qui m’intéressent et que je peux lire plus tard.

3) Dropbox : tout avoir en un seul endroit, sur le cloud. Nous avons un dossier commun avec mon chéri nous permettant de stocker tous les images et autres papiers et documents. Très utile car une seule connexion internet permet de tout récupérer.

4) Rappels et Calendrier de mon iPhone : indispensables pour me rappeler au jour le jour les différentes tâches que je dois accomplir (merci à ma mémoire de poisson rouge) et caler chaque rendez-vous validé.

Découper chaque gros projet en une multitude de tâches. En effet, cela aide à rendre plus réalisable l’ampleur de la tâche. Une fois toutes les actions listées, donnez vous des dates butoirs pour chacune d’entre elles et tenez vous y !

Par exemple, j’ai découpé mon board Trello concernant notre voyage en Asie comme ci-dessous :

– TRAJET – cela comprend la liste des pays et villes que nous allons traverser. Pour chaque pays, je renseigne les infos principales à savoir : les vaccins, visas, moment propice pour y séjourner etc.

– DEMARCHES – à faire avant de partir : informer nos banques, les impôts, contracter une assurance, s’occuper des vaccins. Dans chaque sous-étiquette, vous pouvez mettre des liens, des images, fichiers, numéro de téléphones etc.

– BOÎTE À OUTIL – avec tous les sites et blogs sur le voyage regorgeant de précieux conseils.

Cet outil est donc très pratique pour avoir toutes les informations utiles en un seul endroit. Vous pouvez également partager les board avec d’autres personnes.

LAST BUT NOT LEAST

Dernier conseil mais pas des moindres, évitez la procrastination, l’art de tout remettre au lendemain, à tout prix. Ce n’est pas facile d’avoir tous les jours la motivation, mais accumuler du retard est le meilleur moyen de renoncer à certaines idées. Quand vous avez un coup de mou, repensez à pourquoi vous aviez décidé de commencer tel ou tel projet, ce que vous cherchez à accomplir sur du moyen ou long terme et l’envie devrait revenir.